心理专家讲了一个故事。老师往一个大口玻璃瓶放了几块大石块问学生：“这个瓶子满了吗？”学生们答道：“满了”。老师又将一些小石头放进去，问：“这次满了吗？”学生学乖了，回答：“可能没有满”。老师往瓶子里倒了沙子，问：“现在呢？”学生们似乎懂了，回应：“没有”。老师最后将水倒入瓶子中，问：“同学们学到了什么吗？”“我们总是可以创造更多的时间做更多的事！”一个学生回答。老师笑了说：“不错，可是大家有没有想过，如果不先把大石头放进去，也许之后就没有机会了。”
这个故事形象地说明了做事顺序在工作中的重要性。
经济学家帕雷托发现，通常情况下，任何一件事情80%的结果取决于20%的原因。由此可见，如果大家在日常生活或工作中发现并出色完成了那20%的关键任务，成功就唾手可得了。
■怎样区分一件事是否关键呢？
如果我们以任务的急切性为横坐标，以重要性为纵坐标，那么一个人所需完成的所有任务可以分为以下四类：重要并急切、重要但不急切、急切但不重要、不急切也不重要
重要并急切
此类任务为当务之急，应积极回应，如客户来电、救火等。中国人常说：“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”当我们面对重要并急切的任务时，没有什么比时间还珍贵了。对于此类任务必须做到分秒必争。
重要但不急切
下一个工程的计划工作，这类任务虽然也很重要，但不需迅速回应。对此应主动回应、挂在心头。等重要并急切的任务都完成后，应尽快着手此类任务。
急切但不重要
如朋友的临时邀约，应首先确保重要的任务都完成后，才去理会此类事件。一项日本调查发现，人们一天5.5个小时浪费在对不速之客的、无实际意义的回复上。急切不等于重要。如果大家大部分时间都在处理急切的并非重要的事，说明时间管理做得还不够充分。
不急切也不重要
这类事情可不予回应，确保不被分神。有数据显示，在较发达地区，人们平均每月在交友网站上所花的时间高达5.5个小时。适度休闲是合理的，但放纵自己并不明智。
故事中提到的大石头、小石头、沙子和水，就可以很形象地代表以上四类任务。沙子和水是很容易塞进瓶子里的，所以根本不用着急理会。而石头就不一样了，尤其对于较大的石头来说，不在最开始把它们放进瓶子里，就很难再找到机会了。
■现代人在时间管理上表现出的四种情况
现代人挺忙，但忙人不一定忙出了效果，下面是四种忙碌类型：
欠忙族：特点好高骛远，纸上谈兵，表现为缺乏实际行动，结果是计划无法实现。
穷忙族：特点是埋头苦干，缺乏计划，表现为无实际目的却永远在忙碌，结果是身心疲惫。
瞎忙族：特点是好像很忙，毫无目的，表现为无目标，忙于琐碎之事，结果是原地踏步，人生无法进步。
真忙族：特点是计划明确，忙忙碌碌，表现为有计划并付诸实现，结果是自我明确，高效率做事。
人生并不很长，如何进行时间管理很重要。时间管理就是在完成任务和实现目标的过程中，用于安排时间的一系列技能和技巧。任务和目标可以是工作范围外的家庭生活。“时间管理”并不是要大家驾驭“时间”，而是通过合理安排任务，以确保可以在特定时间内完成。巧妙的时间管理不仅可以减轻工作和生活中的压力，还可以完成更多的事情，从而充实生活。
有效的时间管理可以被形象地描述为“ABC”优先法则。所谓ABC就是把所有事物按照重要性分类，如前述的把任务按重要性和急切性分类，或把身边的工具或文件按使用频率分类等。
■把握时间管理的10大对策
目标设定
就是要有目标。俗话说，“好的开始是成功的一半”，准确的个人定位与合理的目标设定可以直接影响到计划的成功与否。我们首先需要知道自己想要什么、终极目标是什么。哈佛大学曾经对毕业生做过一项调查，发现只有3%的人有远大并明确的目标，而这些人后来成为各个领域的精英。
计划合理
有了目标，就需要写一份计划了。内容需要包括：为什么要这样做、要做什么、具体怎样做。要写清楚每项工作和目标计划需在多长时间内完成和实现。建议把预计需要的时间计算得宽裕一些。科学家发现，每个人的最佳工作时间也许不同，对于一些人来说，有两个容易被忽略的活动高峰期：早上11点到下午1点、下午4点到6点。大家应该发现和利用自己工作效率最高的时间段。
主次分流
把任务按照重要性和急切性排序。但需要注意，紧急的事情并非一定是最重要的，要看清全局。“重要”的任务是根据个人情况和环境而定的，有时休息一下远比完成几份计划书更重要且迫切。
专心致志
就是学会集中精力。人们在生活中要同时扮演多个角色，所以必须面对并学会取舍。也许做计划时发现很多事情都比较重要，如果无法把所有事情依次安排在日程表中，也不要试图让自己一心两用，否则必然会影响到做事的效率和结果，导致鸡飞蛋打。
分摊压力
就是学会团体合作。“重要”的任务不仅是工作上的，也可以是关于家庭、个人心理需求的。为了实现这种平衡，要强调团队精神。当计划表已排满的时候，应该适当地将新的或未完成的任务交给其他人分担。这样才能避免因为逞能而影响整个工作项目或者延误生活上的大事。
自我定位
就是要客观评价自己的能力范围。这里有必要强调，做计划也要适度。有理智的、清晰的自我定位，才能做到科学管理自己的时间，否则会让自己面对巨大的心理压力。
此外要在计划中预留出解决重要突发事件的时间。如果把自己一天24小时的时间都安排得满满的，必然会因为一些无法避免的事情而耽误计划，进而导致身心疲惫。
持之以恒
就是要监督自己。需要准备几份简单的工作时间记录表，用来记录每天每个时间段所做的事情，以督促自己是否在按照计划执行。
培养自律
就是当决定在生活或工作中要关注某一领域时，就应特别关注该领域的信息、及时更新自己的知识。当对一个领域更了解、更有兴趣以后，做事也就自然高效许多。
如果在细节上做到自律，也可节省很多时间：如保持整洁的工作和生活环境；有目的地打电话，有计划地参加会议等。时间管理最重要的一点就是要自觉、自律、持之以恒地按计划完成任务、实现目标。
避免拖延
大部分人都有拖延工作的习惯。这可能是任务让人反感。这一点也许可以通过合理的时间规划，将任务由重要性和急切性排序而避免拖延。如果还是会因为个人喜好而耽误工作进程，那就可以使用“麻疹法”：每忽略一个文件时要在文件上用红笔画一个小圆圈，当红色圆圈堆积到一定程度时，就自然强迫自己阅读此文件了。
任务太复杂或具体步骤不清晰也让人拖延。这时，应首先把大任务分解成若干小任务或步骤，之后把小任务按需要完成的时间和相互的关系合理安排，画流程图就是一个好办法。
有时太逞能也造成拖延，要明白自己能完成的工作量和学会适当的拒绝新任务。
习惯性拖延工作的人，改变的第一步应是意识到习惯性拖延工作的风险，也许刚要开始突击工作的时候，就有另外一件突发事件需要处理。大家可以尝试通过奖励自己来鼓励自己及时完成任务。
拒绝他人
就是适当做好人。当自己时间表已满的时候，就需要根据情况拒绝一些他人的请求。时间管理的益处也许不会在开始实施后马上体现出来，所以大家一定要有足够的耐心，相信完全按照一个合理的计划做事会让人生高效和轻松许多。
■小贴士
岳博士论时间管理
时间是挤出来的，效率是压出来的。
时间会善待那些尊重它的人。
问题不在于时间怎么没有了，问题在于时间为什么没有了。
时间对每个人都是一样的，但每个人对时间的把握却是不一样的。
效率就是在同一时间内，可以有效地完成不同时间的工夫。（岳晓东）
